Einstellungen des Lohnportals

Das Lohnportal bietet Ihnen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, um das Verhalten an die Abläufe und Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Dies umfasst sowohl das Erscheinungsbild als auch die Verwaltung von Dokumenten.

Einstellungen für Lohndokumente

Sie können die Standardeinstellungen für Lohndokumente je nach Dokumentenkategorie anpassen. Wählen Sie dazu auf der Startseite des Portals die Kachel “Lohndokumente” aus. Sollte Ihnen diese Kachel nicht angezeigt werden, haben Sie keine Berechtigung, Lohndokumente zu verwalten.

Es öffnet sich die Übersichtsseite der Lohndokumente. Oben rechts in der Toolbar finden Sie den Eintrag “Einstellungen für Lohndokumente”. Sollten Sie diese Option nicht sehen, haben Sie keine Berechtigung, die Einstellungen zu ändern.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Standardeinstellungen für Lohndokumente anpassen können. Der Dialog verfügt über zwei Reiter: “Freigabedatum” und “Ablaufdatum”.

Freigabedatum

Sie können pro Dokumentenkategorie festlegen, ob und wann die Dokumente dieser Kategorie automatisch freigegeben werden. Diese Einstellung können Sie für jedes Dokument nachträglich überschreiben, solang es noch nicht freigegeben wurde. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt “Dokumente freigeben”.

Wenn Sie die Option “Nicht freigeben” wählen, werden die Dokumente dieser Kategorie nicht automatisch freigegeben. Sie können die Dokumente dann manuell freigeben. Dies ist die Standardeinstellung. Die Optionen wie “Monatsende” etc. werden basierend auf dem Zeitpunkt der Bereitstellung berechnet. Es wird der nächste Zeitpunkt, der zu der Option passt, gewählt. Wird ein Dokument z.B. am 20. März bereitgestellt, wird das Freigabedatum auf den 31. März gesetzt, wenn die Option “Monatsende” verwendet wird. Ist “Monatsbeginn” ausgewählt, würde der 1. April als Freigabedatum gewählt.

Um etwaige Änderungen anzuwenden, klicken Sie auf “Übernehmen”.

Hinweis: Wenn Sie die Standardeinstellungen ändern, werden diese nur für neu bereitgestellte Dokumente angewendet. Bereits bereitgestellte Dokumente behalten ihre ursprünglichen Einstellungen bei.

Ablaufdatum

Sie können pro Dokumentenkategorie festlegen, ob und wann die Dokumente dieser Kategorie automatisch gelöscht werden. Diese Einstellung können Sie für jedes Dokument nachträglich überschreiben. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt “Ablaufdatum setzen”.

Standardmässig werden Dokumente nie automatisch gelöscht. Um die Dokumente einer Kategorie automatisch zu löschen, aktivieren Sie die Option neben dem Kategorienamen. Für diese Dokumentenkategorie erscheint dann ein Eingabefeld, in dem Sie die gewünschte Aufbewahrungsfrist in Tagen angeben können. Die Aufbewahrungsfrist wird ab dem Freigabedatum berechnet.

Um Änderungen anzuwenden, klicken Sie auf “Übernehmen”.

Hinweis: Wenn Sie die Standardeinstellungen ändern, werden diese nur für neu bereitgestellte Dokumente angewendet. Bereits bereitgestellte Dokumente behalten ihre ursprünglichen Einstellungen bei.

Benachrichtigungen zusammenfassen

Sie können unter dem Reiter “Benachrichtigungen” festlegen, über welchen Zeitraum die Benachrichtigungen über neue Dokumente für die Mitarbeiter zusammengefasst werden sollen. Stellen Sie beispielsweise mehrere Dokumente über einen Zeitraum von einigen Stunden für einen Mitarbeiter bereit, so können Sie mit dieser Einstellung dafür sorgen, dass nur eine E-Mail mit allen Dokumenten versendet wird. Standardmässig werden Benachrichtigungen über acht Stunden zusammengefasst.

Hinweis: Auch wenn Sie “nicht zusammenfassen” auswählen, kann es passieren, dass einzelne Benachrichtigungen zusammengefasst werden, wenn mehrere Dokumente innerhalb weniger Minuten bereitgestellt werden, da Benachrichtigungen in regelmässigen Abständen und nicht sofort versendet werden.